HAK CIPTA KEARSIPAN

HAK CIPTA

Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.

Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan.  Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain.

Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:

1. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi           maupun tidak ), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program       komputer dan bentul lain dari tulisan;
2.  karya drama: sandiwara, naskah film;
3. karya musik;
4.  karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;

Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia.

Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan.

Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta. Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah:

1.  memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang             tidak diterbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu        karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan   maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk   mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau             dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat      arsip yang bersangkutan;
2.     memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh       lembaga arsip;
3.  memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh   pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;
4.  memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam    rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya           

            ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.

           

Diluar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.

Para pengelola arsip perlu berkonsultasi dengan depositor arsip mengenai perlindungan hak cipta ketika mereka menyerahkan arsipnnya.

ARSIP SEBAGAI ALAT PEMBUKTIAN

arsip- arsip yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa arsip tak lebih dari sekumpulan kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan mempunyai kekuatan ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan tertentu.

Bagi diri pribadi arsip mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian warisan. Ia bisa menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari pasangan X dan Y.

Nilai arsip bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Arsip bisa dianggap sebagai aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.

Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa dijadikan dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan hakim. Bukti kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak bisnis bisa dipakai sebagai bukti jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah disepakati bersama.

Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam sidang pengadilan maka arsip bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan. Kebenaran informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat sumpah atau menggunakan alat ‘Lie detector’ sedangkan  keabsahan arsip sebagai bahan bukti dinilai dari originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat atau tidak akan diterima bagi kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan teknologi bisa menyulitkan pembedaan antara yang asli dan palsu.

POSISI dan PERAN ARSIPARIS DALAM PERLINDUNGAN DATA

 Dalam  Bab V, pasal 11 UU. Nomo 7 tahun 1971 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :

• Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip    sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat      dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
•  Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1             huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal   tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahui-nya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana      dengan pidana seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20             (duapuluh) tahun.
•  Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan (2) pasal ini adalah ke-

            jahatan.

Pasal ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data yang ada dalam arsipnya.Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta. 

Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain :

1. menjadikan informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh        pihak yang berwenang mendapatkannya;
2.  melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan     dan pencurian.

Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan yang tinggi seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi