Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971  pada Bab I, pasal 1  dikatakan bahwa “arsip’ ialah:

•  naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun  berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan     pemerintahan;
•   naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

   Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.

Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga.

Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :

            1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

            2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

            3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

            4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

            5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

            6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

            7. values for research (nilai untuk penelitian)  

       

Kegunaan arsip dipandang dari segi  nilai hukum merupakan topik yang semakin hari semakin menyita perhatian kita semua. Dari kasus-kasus bocornya informasi negara yang bisa menciptakan gejolak di masyarakat, hak dan akses untuk mendapatkan informasi, perlindungan hak cipta yang membuat ketegangan hubungan Amerika-Cina misalnya, sampai perlindungan data organisasi dan pribadi. Sifat pro dan kontra mengenai bagaimana memperlakukan suatu data terekam merupakan masalah yang tidak akan pernah terselesaikan. Kepentingan antara pengguna dan kepentingan pemilik dan penyimpan data sering berada pada dua kutub yang berbeda. Sulit dicari titik temunya.

 

NILAI INFORMASI

Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan informasi. Definisi yang sederhana mengenai informasi adalah bahwa informasi adalah pengetahuan. Sebagian orang mengatakan bahwa informasi adalah data yang disusun sedemikian rupa untuk maksud atau tujuan tertentu. Dalam era informasi ini yang salah satunya ditandai dengan munculnya apa yang disebut sebagai masyarakat informasi dikatakan bahwa informasi adalah komoditi yang bisa diperjual-belikan. Apapun definisi yang ingin dipertahankan, suatu hal yang pasti adalah bahwa informasi mempunyai nilai bagi orang yang menciptkan atau memiliki informasi itu sendiri. Nilai suatu informasi bisa naik atau turun seiring berjalannya waktu.

Sehubungan dengan nilai informasi maka pengelompokan berdasarkan penilaian tertentu terhadap informasi tidak dapat dihindarkan. Ada informasi yang digolongan sebagai rahasia atau sangat rahasia. Lama atau waktu kerahasiaanya pun bervariasi.

Ada informasi rahasia yang sifatnya sementara (singkat waktunya)  seperti soal-soal ujian masuk UMPTN. Sebelum hari Hnya informasi ini dijaga benar kerahasiannya. Hanya orang tertentu dan dipercaya yang deperkenankan melihat atau memeriksanya. Beberapa menit setelah tanda ujian selesai maka kerahasiannya pun sirna. 

Suatu informasi rahasia yang sifatnya abadi akan diperlakukan sedemikian rupa untuk menjaga keamanannya. Alasan kerahasian ini bisa karena alasan keamanan nasional atau ekonomi. Arsip-arsip mengenai operasi CIA di luar negeri jika terbuka akan bisa mencoreng wajah Amerika di mata dunia. Sementara itu rahasia resep masakan Kentucky Fried Chiken atau komposisi bahan minuman ringan Coca-Cola jika diketahui pesaing dapat mengakibatkan kedua perusahaan tersebut kehilangan kesempatan memperluas pasarnya.

Namun demikian adanya juga informasi yang dikategorikan tidak rahasia atau dapat dilihat, dibaca atau diperbanyak oleh siapapun juga. Arsip-arsip seperti ini biasanya nilainya sebagai bahan sejarah atau penelitian.

Menjaga arsip-arsip agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah pekerjaan muda. Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk menjaganya serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang terlindungi dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

AKSES KE ARSIP

Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi

oleh lembaga arsip untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur akses melibatkan pembuatan prosedur yang memperhatikan segi hukum dan permintaan pihak yang memberi arsip tersebut. Disamping itu data yang ada dalam arsip tersebut dijaga dari pencurian, kerusakan atau perubahan-perubahan yang disengaja. 

Ada arsip-arsip yang sesudah 30 tahun dari masa penciptaanya seperti arsip Commonwealth misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada dokumen-dokumen yang masih tetap terturup akses bagi masyarakat umum setelah 30 tahun dari masa penciptaannya. Jadi jelas tidak ada suatu aturan yang baku berapa lama sebuah arsip dapat diperlihatkan kepada masyarakat. Kebijaksanaan-kebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasian sering sifatnya sepihak tergantung kepada departemen atau lembaga yang bersangkutan.

Bagi arsip perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke penyimpanan arsip ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan aturan mengenai akses terhadap arsip yang mengandung  informasi perdagangan yang bersifat rahasia.  Kebanyakan organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf mereka sendiri. 

Disini terlihat jelas bahwa pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah :

1.  Memperhatikan undang- undang atau aturan yang dibuat oleh lembaga   yang    lebih tingginya darinya yang telah berlaku mengenai akses terhadap          arsip.Akses terhadap arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya            banyak dipengaruhi oleh kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki       oleh semua warganegara.
2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip. Organisasi atau           individu menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis    atau pribadi. Jika informasi ini  diketahui oleh pihak lain, ia dapat            menyebabkan kerugian keuangan yang besar atau menimbulkan rasa malu      bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip mempunyai informasi seperti             ini misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atau pribadi dengan    badan lainnya, informasi yang diberikan secara rahasia, arsip pribadi dan      kesehatan staf atau anggota keluarga, dan informasi yang berhubungan dengan penyelewangan atau prosedur dan sistem keamanan. Kebocoran     pada arsip-arsip ini dapat menghambat operasi bisnis pihak yang      bersangkutan. Karena itu pengawasan dan pembatasan akses terhadap arsip             jenis ini harus dilakukan.
3. Perlindungan terhadap privasi individu. Rincian data pribadi tentang        seseorang yang masih hidup tidak boleh diberikan kepada orang lain   kecuali telah mendapat izin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh       informasi mengenai rekening bank dan tingkat kredit nasabah  harus dijaga   kerahasiannya oleh bank yang bersangkutan.
4.  Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip. Jika seorang     arsiparis menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga diketahuinya. Sering kita temui bahwa untuk mendapatkan             sebuah arsip pihak yang menentukan untuk memberikan izin  bukanlah             arsipris itu sendiri tetapi depositornya.
5.  Pemakai. Kebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan      kelompok pemakai yang akan dilayani. Bagi arsip perusahaan, misalnya            kelompok pemakianya adalah hanya karyawan, atau orang yang sedang            berhubungan bisnis dengannya.
6.  Akses yang sama terhadap arsip.  Ini merupakan prinsip yang penting      untuk menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada       rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya.           Ia juga tidak akan memberikan hak istimewa atau eksklusif mengenai       penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur oleh undang-undang,          depositor atau syarat pembelian.
7.  Tingkat akses.  Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang            diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk    memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau menerbitkan dokumen tertentu 
8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka           arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip     tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan      memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan.Cara ini       dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.
9.  Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai     nilai untuk pembuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan. Karena       itu pemberian akses harus memperhatikan  terhadap kehilangan, kerusakan,         salah pemberkasan, atau perubahan. Pemakai tidak diperbolehkan            memasuki tempat penyimpanan arsip. Pengambilan dan penyimpanan arsip   hanya boleh dilakukan satu atau dua orang staf yang telah diberi      wewenang.
10.  Biaya pembayaran. Dokumen kebijaksanaan akses juga memuat aturan     mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia         menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian           salinan.