Perancangan
Thesaurus
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.manfaat
arsip dinamis. Manfaat sistem pengelolaan arsip
berbasis TIK adalah pegawai dapat meningktka produktivitas kerja , pengaksesan
arsip bisa dilakukan dengan komputer yang sama, riwayat arsip dapat ditampilkan
oleh sistem dan peningkatan layanan informasi yang diberikan kepada publik
dapat semaksimal mungkin.
ISO-15489:2001 arsip dnamis adalah:
1.Penentuan
dokumen yang akan dimasukan kedalam sistem pengolahan. 2. Penentuan berapa lama
arsip akan disimpan. 3. “pemasukan/kaptur” (Capture)
arsip ke dalam sistem pngolahan dasar arsip.
4. Registrasi. 5.Klasifikasi. 6. Penyimpanan
dan penanganan. 7.Pengaksesan. 8. Pelacakan
9. Penyusutan. 10. Dokumentasi
proses pengolahan arsip.
Arsip berbasis TIK berupa format digital
atau merupakan hasil kovensi kedalam format digital dari format aslinnya.ciri
sistem pengolahan arsip berbasis tik (ISO/TR 15489-1:2001:89): Handal
(reliability), Utuh (integrity), Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
(compliance), Lenglap (comprehensiveness), dan Sistematis (systematic).
Menurut Saffady (2004:181) pengolahan
arsip berbasis TIK : Meningkatkan produktivitas, Meningkatkan keutuhan berkas, Akses
jarak jauh yang baik, Meningkatkan keamanan, Mengurangi pengopian, dan Mengontrol
versi.
Meta
data yang perlu dimasukan kedalam sistem pengolahan arsip yaitu: Penyusutan
arsip ( retensi arsip, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan), Arsip vital, Aplikasi
yang dipergunakan, dan Thesaurus.
Thesaurus adalah himpunan kata-kata
terkendali yang berhubungan satu sama yang lain scr sistematik dan hierarkhi, yang dpt digunakan dalam bahasa
sehari-hari dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu.
Pada thesaurus, acuan yang digunakan lebih eksplisit lagi.
Istilah-istilah yang terdaftar dinyatakan dengan jelas hubungan hierarkhisnya
dengan menggunakan istilah lain.
Jenis klasifikasi arsip = alpabetis,
numerik, alfa numerik, dan kronologis. Penentuan
hubungan antar istilah = hierarkhi (konsep luas/sempit), berhubungan, dan kesamaan.penggunaa Tik dalam thesaurus didlm
pengindeksan berkas.
Thesaurus ada dua fungsi: fungsi fasilitatif
/administratif adl unsur pembantu pimpinan, fungsi subtantif/fungsional adl
unsur pelaksana dan digunakan untuk penerjemahan thesaurus untuk bantu pengguna dalam temu kmbl informasi yang
berkaitan dg fungsi pokok organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta.
ISO 2788 (1986) ttg guideline for
the establishment and development of monolingual thesauri.pengelompokan istilah
thesaurus yang dari kategori, sub-sub kategori (kata kunci, deskriptor
aktivitas, deskriptor subjek, catatan cakupan, istilah luas, istilah sempt,
istilah tdk terpilih, istilah terkait, bakronim dan singkatan yang diperbolehkan, referensi yang
dilihat, dan frefernsi gunakan).pembuatan
thesaurus meliputi kegiatan tanggung jawab secara pelaksana
(substantif/fungsional) dan kegiatan
tanggung jawab umum
(fasilitatif/administrasi). Perubahan pada thesaurus subtantif/fungsional: Perubahan
hrs dilakukan oleh staf yang ditunjuk dan memiliki keterampilan mengenai perancangan
thesaurus untuk buat perubahan konten, Perubahan terbatas oleh
staff yang ditunjuk dan Perubahan dilakukan scr menyeluruh terhadap thesaurus subtantif/fungsional mk perlu
melibatka adminstrator database.Perubahan thesaurus substantif /fungsional dpt
diebabkan oleh penambahan fungsi dalam suatu administrasi pemerintahan, ada perubahan manajemen dan proses bisnis yang merupakan perubahan
strategis untuk capai tujuan yang
hndk dicapai. Thesurus dpt berubah: perubahan budaya organisai/lembaga dg
istilah baru yang dikenal, perubaha dalam status istilah, identifikasi penambahanistilah
yang tidak terpilih, pengakuan, penambahan/hilang fungsi, dan muncul aktivitas baru mll perubahan bisnis. Thesaurus
tidak bisa di rubah: akn cipta hub. Tidak logis, akn ubah definisi dari istilah
yang ada dalam thesaurus.