Selasa, 21 Oktober 2014

perancangan thesaurus




                                                         Perancangan Thesaurus

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan  komunikasi yang dibuat dan  diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,  dan  peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan  bernegara.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan  disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan  sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan  pemeliharaan, serta penyusutan arsip.manfaat arsip dinamis. Manfaat sistem pengelolaan arsip berbasis TIK adalah pegawai dapat meningktka produktivitas kerja , pengaksesan arsip bisa dilakukan dengan komputer yang sama, riwayat arsip dapat ditampilkan oleh sistem dan peningkatan layanan informasi yang diberikan kepada publik dapat semaksimal mungkin.
ISO-15489:2001 arsip dnamis adalah: 1.Penentuan dokumen yang akan dimasukan kedalam sistem pengolahan. 2. Penentuan berapa lama arsip akan disimpan. 3. “pemasukan/kaptur” (Capture) arsip ke dalam sistem pngolahan dasar arsip. 4. Registrasi. 5.Klasifikasi. 6. Penyimpanan dan penanganan. 7.Pengaksesan. 8. Pelacakan 9. Penyusutan. 10. Dokumentasi proses pengolahan arsip.
Arsip berbasis TIK berupa format digital atau merupakan hasil kovensi kedalam format digital dari format aslinnya.ciri sistem pengolahan arsip berbasis tik (ISO/TR 15489-1:2001:89): Handal (reliability), Utuh (integrity), Sesuai dengan ketentuan yang berlaku (compliance), Lenglap (comprehensiveness), dan Sistematis (systematic).

Menurut Saffady (2004:181) pengolahan arsip berbasis TIK : Meningkatkan produktivitas, Meningkatkan keutuhan berkas, Akses jarak jauh yang baik, Meningkatkan keamanan, Mengurangi pengopian, dan Mengontrol versi.
Meta data yang perlu dimasukan kedalam sistem pengolahan arsip yaitu: Penyusutan arsip ( retensi arsip, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan), Arsip vital, Aplikasi yang dipergunakan, dan Thesaurus.
Thesaurus adalah himpunan kata-kata terkendali yang berhubungan satu sama yang lain scr sistematik dan  hierarkhi, yang dpt digunakan dalam bahasa sehari-hari dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu.
Pada thesaurus, acuan yang digunakan lebih eksplisit lagi. Istilah-istilah yang terdaftar dinyatakan dengan jelas hubungan hierarkhisnya dengan menggunakan istilah lain.
Jenis klasifikasi arsip = alpabetis, numerik, alfa numerik, dan  kronologis. Penentuan hubungan antar istilah = hierarkhi (konsep luas/sempit), berhubungan, dan  kesamaan.penggunaa Tik dalam thesaurus didlm pengindeksan berkas.
Thesaurus ada dua fungsi: fungsi fasilitatif /administratif adl unsur pembantu pimpinan, fungsi subtantif/fungsional adl unsur pelaksana dan  digunakan  untuk  penerjemahan thesaurus  untuk  bantu pengguna dalam temu kmbl informasi yang berkaitan dg fungsi pokok organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta.
ISO 2788 (1986) ttg guideline for the establishment and development of monolingual thesauri.pengelompokan istilah thesaurus yang dari kategori, sub-sub kategori (kata kunci, deskriptor aktivitas, deskriptor subjek, catatan cakupan, istilah luas, istilah sempt, istilah tdk terpilih, istilah terkait, bakronim dan  singkatan yang diperbolehkan, referensi yang dilihat, dan  frefernsi gunakan).pembuatan thesaurus meliputi kegiatan tanggung jawab secara pelaksana (substantif/fungsional) dan  kegiatan tanggung jawab  umum (fasilitatif/administrasi). Perubahan pada thesaurus subtantif/fungsional: Perubahan hrs dilakukan oleh staf yang ditunjuk dan  memiliki keterampilan mengenai perancangan thesaurus  untuk  buat perubahan konten, Perubahan terbatas oleh staff yang ditunjuk  dan  Perubahan dilakukan scr menyeluruh  terhadap  thesaurus subtantif/fungsional mk perlu melibatka adminstrator database.Perubahan thesaurus substantif /fungsional dpt diebabkan oleh penambahan fungsi dalam suatu administrasi pemerintahan,  ada perubahan manajemen  dan  proses bisnis yang merupakan perubahan strategis  untuk  capai  tujuan  yang hndk dicapai. Thesurus dpt berubah: perubahan budaya organisai/lembaga dg istilah baru yang dikenal, perubaha dalam status istilah, identifikasi penambahanistilah yang tidak terpilih, pengakuan, penambahan/hilang fungsi,  dan    muncul  aktivitas baru mll perubahan bisnis. Thesaurus tidak bisa di rubah: akn cipta hub. Tidak logis, akn ubah definisi dari istilah yang ada dalam thesaurus.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar