Senin, 20 Oktober 2014

perancangan thesaurus




                                                         Perancangan Thesaurus

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan  komunikasi yang dibuat dan  diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,  dan  peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan  bernegara.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan  disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan  sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan  pemeliharaan, serta penyusutan arsip.manfaat arsip dinamis. Manfaat sistem pengelolaan arsip berbasis TIK adalah pegawai dapat meningktka produktivitas kerja , pengaksesan arsip bisa dilakukan dengan komputer yang sama, riwayat arsip dapat ditampilkan oleh sistem dan peningkatan layanan informasi yang diberikan kepada publik dapat semaksimal mungkin.
ISO-15489:2001 arsip dnamis adalah: 1.Penentuan dokumen yang akan dimasukan kedalam sistem pengolahan. 2. Penentuan berapa lama arsip akan disimpan. 3. “pemasukan/kaptur” (Capture) arsip ke dalam sistem pngolahan dasar arsip. 4. Registrasi. 5.Klasifikasi. 6. Penyimpanan dan penanganan. 7.Pengaksesan. 8. Pelacakan 9. Penyusutan. 10. Dokumentasi proses pengolahan arsip.
Arsip berbasis TIK berupa format digital atau merupakan hasil kovensi kedalam format digital dari format aslinnya.ciri sistem pengolahan arsip berbasis tik (ISO/TR 15489-1:2001:89): Handal (reliability), Utuh (integrity), Sesuai dengan ketentuan yang berlaku (compliance), Lenglap (comprehensiveness), dan Sistematis (systematic).

Menurut Saffady (2004:181) pengolahan arsip berbasis TIK : Meningkatkan produktivitas, Meningkatkan keutuhan berkas, Akses jarak jauh yang baik, Meningkatkan keamanan, Mengurangi pengopian, dan Mengontrol versi.
Meta data yang perlu dimasukan kedalam sistem pengolahan arsip yaitu: Penyusutan arsip ( retensi arsip, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan), Arsip vital, Aplikasi yang dipergunakan, dan Thesaurus.
Thesaurus adalah himpunan kata-kata terkendali yang berhubungan satu sama yang lain scr sistematik dan  hierarkhi, yang dpt digunakan dalam bahasa sehari-hari dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu.
Pada thesaurus, acuan yang digunakan lebih eksplisit lagi. Istilah-istilah yang terdaftar dinyatakan dengan jelas hubungan hierarkhisnya dengan menggunakan istilah lain.
Jenis klasifikasi arsip = alpabetis, numerik, alfa numerik, dan  kronologis. Penentuan hubungan antar istilah = hierarkhi (konsep luas/sempit), berhubungan, dan  kesamaan.penggunaa Tik dalam thesaurus didlm pengindeksan berkas.
Thesaurus ada dua fungsi: fungsi fasilitatif /administratif adl unsur pembantu pimpinan, fungsi subtantif/fungsional adl unsur pelaksana dan  digunakan  untuk  penerjemahan thesaurus  untuk  bantu pengguna dalam temu kmbl informasi yang berkaitan dg fungsi pokok organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta.
ISO 2788 (1986) ttg guideline for the establishment and development of monolingual thesauri.pengelompokan istilah thesaurus yang dari kategori, sub-sub kategori (kata kunci, deskriptor aktivitas, deskriptor subjek, catatan cakupan, istilah luas, istilah sempt, istilah tdk terpilih, istilah terkait, bakronim dan  singkatan yang diperbolehkan, referensi yang dilihat, dan  frefernsi gunakan).pembuatan thesaurus meliputi kegiatan tanggung jawab secara pelaksana (substantif/fungsional) dan  kegiatan tanggung jawab  umum (fasilitatif/administrasi). Perubahan pada thesaurus subtantif/fungsional: Perubahan hrs dilakukan oleh staf yang ditunjuk dan  memiliki keterampilan mengenai perancangan thesaurus  untuk  buat perubahan konten, Perubahan terbatas oleh staff yang ditunjuk  dan  Perubahan dilakukan scr menyeluruh  terhadap  thesaurus subtantif/fungsional mk perlu melibatka adminstrator database.Perubahan thesaurus substantif /fungsional dpt diebabkan oleh penambahan fungsi dalam suatu administrasi pemerintahan,  ada perubahan manajemen  dan  proses bisnis yang merupakan perubahan strategis  untuk  capai  tujuan  yang hndk dicapai. Thesurus dpt berubah: perubahan budaya organisai/lembaga dg istilah baru yang dikenal, perubaha dalam status istilah, identifikasi penambahanistilah yang tidak terpilih, pengakuan, penambahan/hilang fungsi,  dan    muncul  aktivitas baru mll perubahan bisnis. Thesaurus tidak bisa di rubah: akn cipta hub. Tidak logis, akn ubah definisi dari istilah yang ada dalam thesaurus.

HAK CIPTA KEARSIPAN



HAK CIPTA

Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.

Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan.  Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain.

Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:


  1. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi           maupun tidak ), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program       komputer dan bentul lain dari tulisan;
  2.  karya drama: sandiwara, naskah film;
  3. karya musik;
  4.  karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;




Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia.

Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan.

Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta. Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah:

  1.  memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang             tidak diterbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu        karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan   maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk   mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau             dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat      arsip yang bersangkutan;
  2.     memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh       lembaga arsip;
  3.  memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh   pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;
  4.  memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam    rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya           

            ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.
           

Diluar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.
Para pengelola arsip perlu berkonsultasi dengan depositor arsip mengenai perlindungan hak cipta ketika mereka menyerahkan arsipnnya.

ARSIP SEBAGAI ALAT PEMBUKTIAN

arsip- arsip yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa arsip tak lebih dari sekumpulan kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan mempunyai kekuatan ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan tertentu.

Bagi diri pribadi arsip mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian warisan. Ia bisa menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari pasangan X dan Y.

Nilai arsip bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Arsip bisa dianggap sebagai aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.
Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa dijadikan dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan hakim. Bukti kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak bisnis bisa dipakai sebagai bukti jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah disepakati bersama.

Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam sidang pengadilan maka arsip bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan. Kebenaran informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat sumpah atau menggunakan alat ‘Lie detector’ sedangkan  keabsahan arsip sebagai bahan bukti dinilai dari originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat atau tidak akan diterima bagi kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan teknologi bisa menyulitkan pembedaan antara yang asli dan palsu.



POSISI dan PERAN ARSIPARIS DALAM PERLINDUNGAN DATA

 Dalam  Bab V, pasal 11 UU. Nomo 7 tahun 1971 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :



  • Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip    sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat      dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
  •  Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1             huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal   tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahui-nya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana      dengan pidana seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20             (duapuluh) tahun.
  •  Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan (2) pasal ini adalah ke-

            jahatan.


Pasal ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data yang ada dalam arsipnya.Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta. 

Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain :

  1. menjadikan informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh        pihak yang berwenang mendapatkannya;
  2.  melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan     dan pencurian.


Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan yang tinggi seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971  pada Bab I, pasal 1  dikatakan bahwa “arsip’ ialah:

  •  naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun  berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan     pemerintahan;
  •   naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
   Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.


Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga.
Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :

            1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

            2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

            3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

            4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

            5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

            6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

            7. values for research (nilai untuk penelitian)  
       

Kegunaan arsip dipandang dari segi  nilai hukum merupakan topik yang semakin hari semakin menyita perhatian kita semua. Dari kasus-kasus bocornya informasi negara yang bisa menciptakan gejolak di masyarakat, hak dan akses untuk mendapatkan informasi, perlindungan hak cipta yang membuat ketegangan hubungan Amerika-Cina misalnya, sampai perlindungan data organisasi dan pribadi. Sifat pro dan kontra mengenai bagaimana memperlakukan suatu data terekam merupakan masalah yang tidak akan pernah terselesaikan. Kepentingan antara pengguna dan kepentingan pemilik dan penyimpan data sering berada pada dua kutub yang berbeda. Sulit dicari titik temunya.

 
NILAI INFORMASI

Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan informasi. Definisi yang sederhana mengenai informasi adalah bahwa informasi adalah pengetahuan. Sebagian orang mengatakan bahwa informasi adalah data yang disusun sedemikian rupa untuk maksud atau tujuan tertentu. Dalam era informasi ini yang salah satunya ditandai dengan munculnya apa yang disebut sebagai masyarakat informasi dikatakan bahwa informasi adalah komoditi yang bisa diperjual-belikan. Apapun definisi yang ingin dipertahankan, suatu hal yang pasti adalah bahwa informasi mempunyai nilai bagi orang yang menciptkan atau memiliki informasi itu sendiri. Nilai suatu informasi bisa naik atau turun seiring berjalannya waktu.

Sehubungan dengan nilai informasi maka pengelompokan berdasarkan penilaian tertentu terhadap informasi tidak dapat dihindarkan. Ada informasi yang digolongan sebagai rahasia atau sangat rahasia. Lama atau waktu kerahasiaanya pun bervariasi.

Ada informasi rahasia yang sifatnya sementara (singkat waktunya)  seperti soal-soal ujian masuk UMPTN. Sebelum hari Hnya informasi ini dijaga benar kerahasiannya. Hanya orang tertentu dan dipercaya yang deperkenankan melihat atau memeriksanya. Beberapa menit setelah tanda ujian selesai maka kerahasiannya pun sirna. 

Suatu informasi rahasia yang sifatnya abadi akan diperlakukan sedemikian rupa untuk menjaga keamanannya. Alasan kerahasian ini bisa karena alasan keamanan nasional atau ekonomi. Arsip-arsip mengenai operasi CIA di luar negeri jika terbuka akan bisa mencoreng wajah Amerika di mata dunia. Sementara itu rahasia resep masakan Kentucky Fried Chiken atau komposisi bahan minuman ringan Coca-Cola jika diketahui pesaing dapat mengakibatkan kedua perusahaan tersebut kehilangan kesempatan memperluas pasarnya.
Namun demikian adanya juga informasi yang dikategorikan tidak rahasia atau dapat dilihat, dibaca atau diperbanyak oleh siapapun juga. Arsip-arsip seperti ini biasanya nilainya sebagai bahan sejarah atau penelitian.


Menjaga arsip-arsip agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah pekerjaan muda. Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk menjaganya serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang terlindungi dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

AKSES KE ARSIP

Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi
oleh lembaga arsip untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur akses melibatkan pembuatan prosedur yang memperhatikan segi hukum dan permintaan pihak yang memberi arsip tersebut. Disamping itu data yang ada dalam arsip tersebut dijaga dari pencurian, kerusakan atau perubahan-perubahan yang disengaja. 

Ada arsip-arsip yang sesudah 30 tahun dari masa penciptaanya seperti arsip Commonwealth misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada dokumen-dokumen yang masih tetap terturup akses bagi masyarakat umum setelah 30 tahun dari masa penciptaannya. Jadi jelas tidak ada suatu aturan yang baku berapa lama sebuah arsip dapat diperlihatkan kepada masyarakat. Kebijaksanaan-kebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasian sering sifatnya sepihak tergantung kepada departemen atau lembaga yang bersangkutan.


Bagi arsip perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke penyimpanan arsip ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan aturan mengenai akses terhadap arsip yang mengandung  informasi perdagangan yang bersifat rahasia.  Kebanyakan organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf mereka sendiri. 

Disini terlihat jelas bahwa pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah :

  1.  Memperhatikan undang- undang atau aturan yang dibuat oleh lembaga   yang    lebih tingginya darinya yang telah berlaku mengenai akses terhadap          arsip.Akses terhadap arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya            banyak dipengaruhi oleh kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki       oleh semua warganegara.
  2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip. Organisasi atau           individu menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis    atau pribadi. Jika informasi ini  diketahui oleh pihak lain, ia dapat            menyebabkan kerugian keuangan yang besar atau menimbulkan rasa malu      bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip mempunyai informasi seperti             ini misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atau pribadi dengan    badan lainnya, informasi yang diberikan secara rahasia, arsip pribadi dan      kesehatan staf atau anggota keluarga, dan informasi yang berhubungan dengan penyelewangan atau prosedur dan sistem keamanan. Kebocoran     pada arsip-arsip ini dapat menghambat operasi bisnis pihak yang      bersangkutan. Karena itu pengawasan dan pembatasan akses terhadap arsip             jenis ini harus dilakukan.
  3. Perlindungan terhadap privasi individu. Rincian data pribadi tentang        seseorang yang masih hidup tidak boleh diberikan kepada orang lain   kecuali telah mendapat izin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh       informasi mengenai rekening bank dan tingkat kredit nasabah  harus dijaga   kerahasiannya oleh bank yang bersangkutan.
  4.  Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip. Jika seorang     arsiparis menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga diketahuinya. Sering kita temui bahwa untuk mendapatkan             sebuah arsip pihak yang menentukan untuk memberikan izin  bukanlah             arsipris itu sendiri tetapi depositornya.
  5.  Pemakai. Kebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan      kelompok pemakai yang akan dilayani. Bagi arsip perusahaan, misalnya            kelompok pemakianya adalah hanya karyawan, atau orang yang sedang            berhubungan bisnis dengannya.
  6.  Akses yang sama terhadap arsip.  Ini merupakan prinsip yang penting      untuk menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada       rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya.           Ia juga tidak akan memberikan hak istimewa atau eksklusif mengenai       penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur oleh undang-undang,          depositor atau syarat pembelian.
  7.  Tingkat akses.  Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang            diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk    memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau menerbitkan dokumen tertentu 
  8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka           arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip     tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan      memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan.Cara ini       dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.
  9.  Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai     nilai untuk pembuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan. Karena       itu pemberian akses harus memperhatikan  terhadap kehilangan, kerusakan,         salah pemberkasan, atau perubahan. Pemakai tidak diperbolehkan            memasuki tempat penyimpanan arsip. Pengambilan dan penyimpanan arsip   hanya boleh dilakukan satu atau dua orang staf yang telah diberi      wewenang.
  10.  Biaya pembayaran. Dokumen kebijaksanaan akses juga memuat aturan     mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia         menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian           salinan.